Как подготовить склад к 11.11 и Новому году: что сделать за две недели до пика

Что ломается в первый день распродажи

Допустим, сегодня первое утро большой распродажи: за ночь пришло намного больше заказов, чем обычно, и все они должны уехать в срок. У стола упаковки очередь из собранных корзин, а упаковщик один. Двое сборщиков стоят у одной полки и выясняют, кто из них собирает этот заказ. Помощник, которого позвали на пару недель, в третий раз спрашивает, где лежит товар. К обеду кончается рулон этикеток, а запасного нет.

Хуже то, чего сразу не видно. Ячейка по учёту полная, а на полке пусто: товар потерялся ещё летом или лежит в соседней ячейке. Площадка показывает покупателю «в наличии», заказ приходит, а собрать его не из чего. В обычный день это одна неприятная отмена. В пик таких отмен набирается больше, а отмену по вине продавца площадка засчитывает продавцу: возможны штрафы и снижение рейтинга. Точные условия смотрите в кабинете площадки.

Почти всё это чинится заранее. Когда заказы уже идут потоком, переставлять товар и заводить учётки некому и некогда.

За две недели: остатки и ходовой товар

Начните с товара, который будет продаваться больше всего. Обычно это небольшой список, знакомый вам по прошлому году или последним неделям. На них в пик приходится основная часть заказов, а значит, и ошибок.

Пересчитать ячейки с ходовым товаром

Весь склад перед пиком пересчитывать не нужно. Хватит ячеек, где лежит ходовой товар. Если в такой ячейке по учёту пять штук, а на полке три, в пик это превратится в два заказа, которые не из чего собрать. Сейчас пропажу можно спокойно поискать, а в разгар распродажи её найдёт покупатель.

Считайте вслепую: человек сканирует ячейку и товар, но не видит, сколько должно быть по учёту, и вводит то, что насчитал. Когда число подсказано, рука сама досчитывает до него. Итоги пусть разбирает не тот, кто считал, а старший смены или вы сами.

Разобрать «Не найдено»

За год на любом складе копится товар, которого не оказалось на месте при сборке. Перед пиком этот список нужно закрыть. Часть позиций найдётся рядом, в соседней ячейке или в коробке с возвратами, и вернётся в продажу как раз к распродаже. Ненайденный товар не должен числиться на складе до весны: по учёту он есть, а собрать его нельзя.

Переложить ходовой товар ближе к столу

В пик каждый лишний шаг сборщика повторяется много раз за смену. Товар, который будет уходить каждый день, переложите в ячейки рядом со столом упаковки. Тогда его берут в начале обхода, а в дальние ряды идут только за редкими позициями. Перекладывайте с записью в системе: товар, переложенный молча, в пик найдёт только тот, кто его перекладывал.

Если маршрут сборки строится по порядку ячеек, ближним ячейкам нужно дать приоритет, иначе маршрут по-прежнему начнётся с дальнего угла. В Ярусли для этого у каждой ячейки есть «Рейтинг отбора», по умолчанию 100: поставьте ячейкам у стола число меньше, например 10, и они встанут в начало маршрута. Сама система ходовой товар не переставляет и числа не меняет, это решение за вами. Как устроен порядок ячеек, рассказано в статье о сборке по маршруту.

За неделю: люди, телефоны, этикетки

Временные сборщики

Если на пик зовёте помощников, заведите каждому свою учётку, даже если человек выйдет всего на несколько смен. Общий вход на всех удобен ровно до первой ошибки: потом уже не узнать, кто взял не тот товар и кто перенёс остаток. И свою учётку можно закрыть, не меняя пароль остальным.

Сборщику нужно собирать, перекладывать товар и считать, а применять итоги пересчёта и трогать настройки площадок ему незачем. До пика поставьте новичка на несколько настоящих отгрузок рядом с опытным сборщиком. Главное правило он должен запомнить с первого дня: сначала скан ячейки, потом скан товара. Тогда товар взят из той ячейки, где его ждёт учёт, а ошибка видна сразу, ещё на складе.

Телефоны и Wi-Fi

Проверьте каждый телефон, с которого будут собирать: приложение стоит, вход работает, камера читает этикетки ячеек при складском свете. Если приложение предлагает обновиться, обновите сейчас, пока не начался пик. Пройдите с телефоном по дальним рядам: где Wi-Fi пропадает, там в пик сборщик будет стоять и ждать. Зарядки положите у стола на видное место.

Этикетки и запасной принтер

Посмотрите, сколько этикеток уходит в обычный день, и возьмите запас с учётом роста заказов, плюс пакеты, коробки и скотч. Рулоны должны быть того размера, на который настроена печать: стикер 58 × 40 мм на рулоне 40 × 30 мм не поместится. В Ярусли размер стикеров Wildberries и штрихкодов товара выбирается в настройках склада площадки, 58 × 40 или 40 × 30 мм. Проверьте его до пика.

Сломается единственный принтер этикеток, и встанет вся упаковка, поэтому нужен второй. Подключите его и напечатайте пробную этикетку заранее.

Остатки на площадках и последние штуки

Накануне пика убедитесь, что остатки вообще уходят на площадки. В Ярусли за это отвечают два переключателя, и нужны оба. Общий, «Пуш остатков на маркетплейсы», стоит на странице «Интеграции» и виден владельцу. Второй, «Остатки», есть у склада каждой площадки на странице кабинета. Когда включены оба, у склада написано «Остатки отправляются». Если общий только что включили, запустите «Актуализировать остатки» на каждом складе. «Обнулить остатки» перед распродажей не нажимайте: товары пропадут из продажи до следующей актуализации.

Отдельная история пика: последние штуки ходового товара. Чем быстрее продаётся позиция, тем чаще последнюю штуку покупают на двух площадках почти одновременно, и один заказ собрать нечем. Откуда это берётся, читайте в статье о последней штуке. В Ярусли на такой случай на странице кабинета площадки у каждого склада есть «Порог»: не выставлять товар, если к продаже меньше заданного числа штук. Поставите 2, и последняя штука на эту площадку не уйдёт, а с двух штук товар продаётся как обычно. Своё число можно задать и отдельному товару в его карточке.

В дни пика: кто что собирает и распорядок дня

Обычная путаница в пик: двое собирают одно и то же, потому что по очереди взяли со стола один лист. Чтобы так не было, каждый сборщик сам берёт отгрузку в работу, и пока он её не закончит или не отдаст, она принадлежит ему одному.

В Ярусли менеджер сначала открывает отгрузку кнопкой «Открыть для сборки», до этого взять её нельзя. Потом сборщик берёт её кнопкой «Взять в работу» в приложении. Если её уже взял другой, приложение покажет, кто её собирает. Когда человек уходит домой посреди отгрузки, менеджер снимает её с него: собранные позиции сохраняются, и следующий сборщик продолжает с того же места.

Если склад уже разбит на зоны и ячейки к ним отнесены, отгрузки можно делить по зонам: заказ попадает в отгрузку той зоны, где лежит большая часть его товара, а сборщик видит только отгрузки своей зоны. В Ярусли это переключатель «Делить отгрузки по зонам склада» в «Настройках», раздел «Отгрузки». Его видит владелец, там же отмечают кабинеты площадок, где делить. Включайте до пика: отгрузки, созданные раньше, останутся без зоны.

Распорядок дня

В пик помогает одинаковый порядок каждого дня: тогда мелкие проблемы не копятся до вечера.

1. Утром. Посмотрите заказы со статусом «Нет остатка»: они пришли, а товара под них не хватило. Если товар едет, ждите приёмки: обычно Ярусли сама зарезервирует его под самые ранние такие заказы. Если часть заказов осталась в «Нет остатка», откройте заказ и нажмите «Зарезервировать сейчас». Если не едет, решите судьбу заказа сейчас, а не в конце дня. Сроки сборки по каждой площадке смотрите в её кабинете и ставьте срочные отгрузки первыми.
2. Днём. Сборщик, который не нашёл товар на полке, не пропускает позицию молча, а отмечает в приложении «Нет товара в ячейке». Остаток уходит в «Не найдено», а если товар есть в другой ячейке, приложение переведёт сборщика туда. Стикеры Wildberries печатайте после «Завершить сборку» одним файлом на всю отгрузку, через «Печать и файлы».
3. Вечером. Посмотрите, что осталось в «Не найдено», и точечно пересчитайте ячейки, где за день не нашли товар. Ячейка с неверным остатком, оставленная до утра, соберёт на себя новые заказы.

После пика: возвраты, пересчёт, учётки

Пик заканчивается, когда приедут возвраты. Не кладите возвраты сразу на полку. Сначала проверьте, что товар цел и что это ваш товар, потом оприходуйте его в конкретную ячейку со сканом. Возврат, положенный «куда было место», через месяц станет тем же ненайденным товаром.

Когда поток спадёт, пересчитайте ячейки, через которые прошло больше всего заказов, и ещё раз разберите «Не найдено». Ошибки пика лучше закрыть до декабрьских заказов.

Учётку временного сотрудника закройте кнопкой «Деактивировать» в тот день, когда человек ушёл: срока действия у неё нет. Если кто-то потерял телефон, в Ярусли есть «Отозвать входы»: сохранённый вход перестаёт работать на всех устройствах. И решите, что делать с ходовыми ячейками у стола: вернуть товар на прежние места или оставить как есть, если сборка так пошла быстрее.

Если хотите до распродажи посмотреть систему на своих товарах, запишитесь на демо.